|
Основные принципы делопроизводства
Автоматизация делопроизводства напрямую связана с пониманием его основных функций.
Прежде всего, делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятия или организации. От того, насколько тщательно выработан алгоритм движения и контроля документооборота, зависит функционирование всей системы.
Суть организации работы с документами сводится к регулированию движения, поиска, хранения, а также использования документов.
Немаловажную роль в делопроизводстве играет архив, упорядочивая и отвечая за систематизацию хранения документов.
Таким образом, автоматизация делопроизводства должна включать в себя все аспекты и функции документационной работы предприятия или организации.
При создании концепции движения и контроля документооборота, необходимо строго структурировать все делопроизводственные процессы. Поэтому система должна иметь функцию, которая обеспечит упорядочивание и планирование выполнения работ с документами, как по заранее разработанным маршрутным технологическим схемам, так и с возможными промежуточными изменениями, внесёнными на уровне каждого исполнителя.
Автоматизация делопроизводства: командный подход
Автоматизация делопроизводства требует комплексных мер и привлечения специалистов в разных областях.
Прежде всего, вырабатывая концепцию программы, необходимым является участие профессионалов-делопроизводителей. Первостепенную роль играет определение алгоритма, по которому происходит документооборот на предприятии и организации. В эту схему, как правило, входит процесс создания документа, его поэтапное движение, промежуточные резолюции, внесение изменений и корректировок, контроль исполнения, обработка и хранение.
Для объективного составление проекта автоматизации, следует учитывать и прописывать типичные управленческие ситуации, создать шаблоны документов, которые описывают эти ситуации, а также составить набор стандартных формулировок.
Предварительная подготовка должна включать в себя возможное взаимодействие с законодательно-правовыми базами, обеспечивать выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с системами хранения сведений об адресате.
Для разработки схемы движения документов необходимо создать описательный табель форм, в котором будут указаны составители документа, лица, его визирующие, адресаты и исполнители. Такая предварительная работа позволит в дальнейшем наладить системы маршрутизации. А значит, создаст конкретный алгоритм действий для системных интеграторов.
Преимущества автоматизации делопроизводства
Автоматизация делопроизводства позволяет вести оперативный и объективный контроль документооборота. Автоматизированная система регистрации документов позволяет быстро узнать, в какой стадии обработки находится тот или иной документ, кто исполнитель, какие промежуточные резолюции были внесены. Таким образом, информационно-справочная работа становиться полностью прозрачной.
Важнейшим аспектом автоматизации является упорядоченное хранение документов в электронной форме. При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов.
Автоматизация даёт возможность настройки системы с учётом требований конкретного заказчика, включает в себя возможность промежуточного контроля движения документов, а также средства оповещения о нарушениях в процессе прохождения документов.
Такой всесторонний контроль и отслеживание соответствия системы документооборота позволяет обеспечивать строгое структурирование и бесперебойное функционирование всех делопроизводственных процессов.
|
